Erfolgreiche Übergabe im Großelterndienst: Ein Best-Practice-Modell für den Wissenstransfer

In einer Zeit des Wandels, die sowohl Herausforderung als auch Chance mit sich bringt, zeigt das Beispiel des Großelterndienstes, wie eine sorgfältige und durchdachte Übergabephase den Erfolg von Projekten langfristig sichern kann. Helga Krull, die seit 2005 im Großelterndienst tätig ist und nun nach 20 Jahren in Rente geht, und ihre Nachfolgerin Stefanie Mondry, die 2023 in das Projekt eingestiegen ist, zeigen, wie ein behutsamer Übergang möglich ist.

Helga hatte über Jahre hinweg immer wieder mehr Personal gefordert. „Unermüdlich habe ich wiederholt, dass es nicht möglich ist, das hier alleine mit Ehrenamtlichen zu stemmen. Wenn ich ausfalle, müssen Ehrenamtliche mich vertreten – das ist unverantwortlich für ein so umfassendes Projekt“, erklärt sie. Trotz wiederholter Ablehnungen ihrer Anträge ließ sie nicht locker. „Ich hatte immer wieder Stellen beantragt, aber mir wurde stets gesagt, dass das keinen Sinn habe. Doch eines Tages kam der überraschende Anruf eines Mitarbeiters der Senatsverwaltung: ‚Es gibt mehr Geld, Frau Krull. Eine halbe Stelle mehr für den Großelterndienst.‘“

Mit der neu gewonnenen Unterstützung, aber einem unerwarteten persönlichen Rückschlag – als ihre Mutter im November 2022 schwer erkrankte – entschloss sich Helga, ihre eigene Übergabe zu priorisieren, anstatt eine unterstützende Kraft zu suchen. „Wir haben uns im Großelterndienst entschieden, eine Nachfolgerin einzustellen, während ich nach und nach meine Stunden reduziere, bis zu meiner Rente. So würden wir mit dem Geld hinkommen.“ Die Einführung dieses Modells ermöglichte es Stefanie, sich Schritt für Schritt in ihre neue Rolle einzufinden.

Schrittweise Übergabe statt plötzlicher Wechsel

Stefanie, die seit Sommer 2024 die Projektleitung übernommen hat, ist sich der Bedeutung der langen Übergangsphase bewusst. „In einem Projekt wie dem Großelterndienst, das stark auf Beziehungen, langjährige Kontakte und Bindungen baut, ist ein behutsamer Übergang besonders wichtig. Helga hat hier einen echten Fanclub. Wenn dann plötzlich eine neue, unbekannte Person hinzukommt, braucht es Zeit, um Vertrauen aufzubauen. Deswegen war ich sehr dankbar für diese lange Übergangszeit – nicht nur, um zu beobachten, wie die Wunschgroßeltern reagieren, sondern auch, um wenigstens ein bisschen von dem Wissen mitzunehmen, das Helga in 20 Jahren aufgebaut hat. Vieles davon ist nicht schriftlich festgehalten – es sind Geschichten und Erfahrungen, die ich nun Stück für Stück höre und aufnehme, und die für meine Arbeit hier essenziell sind. Natürlich gibt es feste Abläufe und Prozesse, aber vieles passiert auch auf der zwischenmenschlichen Ebene – und das kann man nicht einfach so in wenigen Tagen übergeben.“

Fördermittel mit Weitblick: Übergangsphasen müssen mitgedacht werden

Das Beispiel des Großelterndienstes zeigt, wie eine großzügige Übergangsphase nicht nur den Projekterfolg sichert, sondern auch als Modell für andere Förderprojekte dienen sollte. „Es wäre wichtig, dass Fördermittelgeber solche Übergangsphasen von Anfang an einplanen, wenn sie daran interessiert sind, dass diese Projekte langfristig fortbestehen“, betont Helga.

Stefanie und Helga sind sich einig, dass der Wissenstransfer sowie eine persönliche und strukturierte Einarbeitung entscheidend für den langfristigen Erfolg des Projekts sind. „Ich fühle mich jetzt gut gewappnet für die Aufgabe“, sagt Stefanie.

Doch ganz alleine wird sie ab Sommer nicht sein: Helga bleibt dem Großelterndienst auf Minijobbasis treu und steht weiterhin unterstützend zur Seite – zusätzlich zu ihrer Rente.